Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

SWNXT.AI GmbH, Seidenstraße 57, 70174 Stuttgart, vertreten durch den Geschäftsführer Philippe Winnen. E-Mail: kontakt@bietica.de. Diese Erklärung gilt für die Website und die Anwendung Bietica unter app.bietica.de.

Verarbeiten wir Daten, die unsere Kunden in Bietica einstellen (zum Beispiel Kommentare oder hochgeladene Unterlagen), tun wir das als Auftragsverarbeiter nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Verantwortlich ist dann der Kunde.

2. Registrierung und Konto

Für die Testphase und die Nutzung erheben wir Firma, Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und ein Passwort (nur als Hash gespeichert, bei unserem Anbieter für die Anmeldung). Wir speichern, wann du den AGB zugestimmt und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen hast und in welcher Fassung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), für den Nachweis der Zustimmung Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.

Bestätigst du deine Adresse nicht, löschen wir die Angaben nach 48 Stunden. Lädt dich ein Admin in ein Team ein, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse und den angegebenen Namen für die Einladung.

3. Schutz vor Missbrauch

Gegen automatisierte Registrierungen nutzen wir ein unsichtbares Formularfeld und eine Zeitprüfung, keinen Dienst eines Drittanbieters. Für die Begrenzung der Versuche speichern wir einen nicht umkehrbaren Hashwert deiner IP-Adresse mit Zeitpunkt und Ergebnis des Versuchs, höchstens 7 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz des Dienstes vor Missbrauch). Wir prüfen außerdem, ob die Domain deiner E-Mail-Adresse schon eine Testphase hat.

4. Nutzung der Anwendung

Wir verarbeiten die Daten, die du in Bietica eingibst: Firmenprofil, Bewertungen und Status von Treffern, gespeicherte Suchen, Vorgänge, hochgeladene oder für dich abgerufene Vergabeunterlagen, Aufgaben und Kommentare. Zweck ist die Erbringung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anmeldungen, Rollenwechsel, Exporte und Löschungen protokollieren wir zur Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ausschreibungen stammen aus öffentlichen Quellen (Datenservice Öffentlicher Einkauf, TED, Vergabe.NRW). Wir übernehmen daraus keine Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern.

5. KI-Auswertung

Für die Bewertung der Treffer, den Profilvorschlag, die Zuordnung der Unterlagen und den Entwurf einer Interessenbekundung nutzen wir Sprachmodelle über Amazon Bedrock in der Region Frankfurt (eu-central-1). Übermittelt werden Firmenprofil, Bekanntmachungen und Auszüge der Unterlagen eines Vorgangs. Bedrock speichert diese Ein- und Ausgaben nicht und verwendet sie nicht zum Training.

Die Tiefenanalyse der Vergabeunterlagen eines Vorgangs erstellen wir mit einem Sprachmodell von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin) über die OpenAI-API. Die Verarbeitung findet in den USA statt. Übermittelt werden der Text der Unterlagen, das Firmenprofil und die Belege (Referenzen ohne Ansprechpartner, Nachweise, Kennzahlen), keine Konto- oder Kontaktdaten der Nutzer. Die Unterlagen können Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern der Vergabestelle enthalten. Antworten werden bei OpenAI nicht zum späteren Abruf gespeichert; Ein- und Ausgaben bewahrt OpenAI zur Erkennung von Missbrauch bis zu 30 Tage auf und nutzt sie nicht zum Training.

Wir trainieren keine Modelle mit Kundendaten. Die Ergebnisse sind Vorschläge; Entscheidungen triffst du.

6. E-Mails

Wir schicken dir Mails zur Bestätigung deiner Adresse, zu Einladungen, zur Testphase und, sofern du sie nicht abbestellst, einen täglichen Newsletter mit neuen passenden Ausschreibungen sowie Erinnerungen zu Fristen und Vorgängen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Jede Benachrichtigung kannst du in den Einstellungen oder mit einem Klick in der Mail abbestellen. Wir protokollieren den Versand (Art, Zeitpunkt, Ergebnis) ohne Inhalt und ohne Adresse.

Für den Versand nutzen wir Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg) in der Region Frankfurt (eu-central-1). Unsere Mails enthalten keine Analyseinhalte und keine Angaben aus dem Firmenprofil, sondern Hinweise und einen Link in die Anwendung.

7. Hosting, Server-Protokolle, Speicher im Browser

Die Anwendung läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die Datenbank bei Supabase in der Region Frankfurt. Wir schreiben keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Technisch notwendige Fehlerprotokolle enthalten keine Inhalte von Dokumenten.

Für die Anmeldung speichert dein Browser ein Sitzungs-Token (technisch notwendig, § 25 Abs. 2 TDDDG). Wir setzen keine Cookies oder Techniken für Werbung, Reichweitenmessung oder Tracking ein und binden keine Schriften oder Skripte von Drittanbietern ein.

8. Empfänger und Drittlandübermittlung

Wir setzen Auftragsverarbeiter ein, die in der Liste der Unterauftragsverarbeiter stehen. Übermittlungen in die USA (Zugriff durch Supabase, Tiefenanalyse durch OpenAI) stützen sich auf EU-Standardvertragsklauseln und, soweit vorhanden, auf das EU-US Data Privacy Framework.

9. Speicherdauer

• Konto und Inhalte: für die Dauer des Vertrags.
• Testphase ohne anschließenden Vertrag: automatische Löschung 30 Tage nach dem Ende der Testphase, mit Hinweis per Mail an die Admins 7 Tage vorher.
• Nicht bestätigte Registrierungen: 48 Stunden.
• Versuche der Registrierung (IP-Hash): 7 Tage.
• Nachweis der Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung (E-Mail-Adresse, Firma, Fassung, Zeitpunkt): nach dem Löschen des Kontos oder des Nutzers bis zum Ende des dritten darauffolgenden Kalenderjahres, danach automatisch gelöscht.
• Abrechnungsdaten: so lange gesetzliche Pflichten es verlangen.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreib uns dazu an kontakt@bietica.de. Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Die Bereitstellung der Daten ist für die Nutzung erforderlich. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.